Comment utiliser le Case Management : Exemples tirés de la lutte contre la contrefaçon et de la protection des marques

Outre la définition des services de protection des marques, tels que la gestion des dossiers ou la détection des logos, de nombreux professionnels du droit et de la gestion des marques souhaitent savoir comment ces services peuvent être utilisés pour améliorer la surveillance de la protection des marques en ligne et les enquêtes anti-contrefaçon.

Dans ce guide, je présente certaines des méthodes utilisées par l'équipe de Corsearch Intelligence pour exploiter notre logiciel de gestion des dossiers afin d'établir le profil des contrevenants, de rationaliser les flux de données et d'optimiser les projets de protection de marque.

Qu'est-ce que la gestion des dossiers?

Il convient de rappeler que les logiciels de gestion de dossiers sont désormais utilisés dans des secteurs aussi variés que la santé et la gestion de projets. Un système de gestion de dossiers peut être défini comme une plateforme collaborative qui permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à leurs données ou à leurs tâches, de les gérer, de les planifier, de les enregistrer, de les coordonner, de les suivre et d'y donner suite.

En pouvant saisir une grande quantité de données, qu'il s'agisse d'e-mails ou d'images, dans un emplacement centralisé, les utilisateurs peuvent gérer tous leurs processus professionnels à partir d'une seule base de données accessible à tous. Cela permet de gagner en efficacité et d'éviter les retards, car les informations peuvent être consultées en quelques clics, sans avoir à fouiller dans d'anciens e-mails ou documents.

Systèmes de gestion des dossiers pour la protection des marques en ligne

La protection de la propriété intellectuelle contre les contrefaçons et les violations est un processus complexe à l'échelle internationale. Les marques, les avocats et les enquêteurs consacrent de nombreuses heures à diverses tâches, allant du suivi des saisies douanières en Afrique à la surveillance des places de marché en ligne en Asie. Cela signifie que les professionnels de la protection des marques peuvent être amenés à traiter des centaines de dossiers simultanément, et que les informations relatives aux contrefacteurs, aux budgets et aux mesures à prendre peuvent devenir ingérables.

En l'absence d'un système dédié à la gestion de tous ces cas, les problèmes suivants peuvent survenir :

Pour éviter que notre équipe ne soit confrontée à ces risques face à une charge de travail croissante et à un volume considérable de données et d'informations provenant de tiers, nous avons développé un logiciel destiné à améliorer sa productivité.

Exemples de gestion de cas

Achats tests

Notre équipe de renseignement utilise Case Management pour faciliter les achats tests. Une fois l'achat test effectué, plutôt que d'attendre que les produits soient livrés au laboratoire de criminalistique ou au siège social du client, Corsearch peut prendre des photos au microscope des produits achetés et les télécharger sur Case Management.

La marque analyse, vérifie et valide ensuite les étapes suivantes, le tout au sein d'un seul et même système. Cela permet de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent, tout en éliminant le risque de perte de marchandises pendant le transport. Ce mode de fonctionnement permet également d'effectuer les vérifications à distance, ce qui s'est avéré inestimable pour les clients qui ne pouvaient pas se rendre sur leur lieu de travail.

Enquêtes en matière de lutte contre la contrefaçon

Case Management est une plateforme centrale de données dédiée aux enquêtes en ligne et hors ligne. Nous transférons les données de notre plateforme de surveillance en ligne vers Case Management, qui devient ainsi le pivot des actions hors ligne. La marque peut accorder l'accès au système à ses enquêteurs hors ligne ou à ses partenaires chargés de l'application de la loi, qui peuvent être guidés et gérés via le système. Plutôt que de passer par des e-mails et des sites de transfert de fichiers, la marque suit chaque action pour l'ensemble de ses dossiers via une seule plateforme. Cela signifie qu'il n'y a aucun risque de passer à côté d'informations ou de perdre des données en cas de descentes de police ou même de litiges.

Mais cela fonctionne aussi dans l'autre sens. Lorsqu'une marque nous transmet des données issues de saisies ou d'achats tests, nous utilisons ensuite ces données hors ligne pour surveiller en ligne les principaux contrefacteurs.

Centralisation des données

Grâce à la gestion des dossiers, toutes les informations relatives à chaque dossier sont stockées en toute sécurité dans un emplacement centralisé. Cela permet à toutes les parties prenantes de suivre instantanément l'état d'avancement d'une enquête ou d'un achat test, de consulter et de mettre à jour les informations concernant les personnes concernées, et de suivre les finances du projet.

Ces informations peuvent ensuite être exportées pour être utilisées dans le cadre de rapports, de tableaux de bord ou pour être connectées à d'autres plateformes afin d'enrichir davantage les données. L'avantage est que cela permet de gagner du temps lors de la facturation ou de la création de rapports, car les données peuvent être structurées et exportées selon des critères personnalisés.

Conçu par des experts en protection des marques, utilisé par des marques

Bien que Case Management soit un système de gestion des tâches et des documents conçu par des professionnels de la protection des marques en ligne, il s'adapte à vos besoins, à vos flux de travail et à votre terminologie.

Le système peut contenir des informations liées à l'affaire, y compris des dossiers de preuves, le suivi des achats de tests, et bien plus encore. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont le Case Management peut rationaliser votre projet, n'hésitez pas à nous contacter.